Hồ sơ nhân thân:

• Hộ chiếu có giá trị (phải có ít nhất 2 trang trống, được cấp trong vòng 10 năm trở lại đây, còn hạn ít nhất 3 tháng sau ngày dự kiến xuất cảnh khỏi Đức);;
• Hộ chiếu có giá trị và đã hết hạn (nếu có, bản gốc và bản photo những trang có visa vào các nước Schengen, Anh, Mỹ, Canada, Úc hoặc New Zealand);
• 2 ảnh hộ chiếu sinh trắc học (3,5 x 4,5 cm, nền trắng, chụp trực diện mặt, mắt không bị che khuất & không chỉnh sửa);
• Đơn xin thị thực Schengen khai đầy đủ (xem mẫu trong phần Tải về hồ sơ chi tiết dưới đây);
• Bản tuyên bố tự tay ký (xem mẫu trong phần Tải về hồ sơ chi tiết dưới đây);
• Bản photo hộ chiếu và giấy phép lưu trú của thân nhân gia đình đang sống tại các nước Schengen; giấy tờ chứng minh quan hệ họ hàng;
• Sổ hộ khẩu; sổ bảo hiểm xã hội;
• Những giấy tờ khác nếu có: Chứng nhận kết hôn; giấy khai sinh của con; bản photo những thị thực Schengen từng được cấp.

  Giấy tờ chuyến đi:

• Xác nhận đặt vé máy bay;
• Bảo hiểm y tế du lịch (mức trách nhiệm ít nhất 30.000 Euro có giá trị cho tất cả các nước thuộc khu vực Schengen, bao gồm cả dịch vụ đưa về nước trong trường hợp ốm đau);
• Xác nhận đặt chỗ ở;
• Nếu người mời là người nước ngoài: Giấy mời của cá nhân, bản photo hộ chiếu của người đảm nhận chi phí/người mời, bản photo giấy phép lưu trú;
• Đối với người trên 70 tuổi: Chứng nhận đủ sức khỏe đi máy bay của một bác sĩ các bệnh viện Raffles Medical hoặc Family Medical Practice tại Hà Nội hoặc Thành phố Hồ Chí Minh.

Hồ sơ công việc:

Nếu là cán bộ, nhân viên:

• Hợp đồng lao động hiện tại;
• Chứng nhận thu nhập;
• Chứng nhận cho nghỉ phép (với địa chỉ liên hệ của bên sử dụng lao động, vị trí làm việc trong công ty, được nhận vào làm bao nhiêu lâu).

Nếu là chủ sở hữu doanh nghiệp:

• Đăng ký kinh doanh;
• Xác nhận nộp thuế của công ty;
• Sao kê tài khoản ngân hàng của công ty trong 3 tháng gần nhất;

Nếu là học sinh, sinh viên:

• Chứng nhận của trường học & cơ sở đào tạo;

Nếu là người đã nghỉ hưu:

• Chứng nhận lương hưu;

Chứng minh tài chính:

• Giấy cam kết bảo lãnh của người mời ở Đức hoặc sao kê tài khoản hiện tại với giao dịch trong 3 tháng gần nhất;
• Những giấy tờ khác nếu có (sổ tiết kiệm, tiền cho thuê nhà, đất, xác nhận chuyển tiền, thẻ tín dụng, thu nhập thường xuyên từ tài sản;